Có một nghịch lý mà rất nhiều người làm chủ đều gặp: lúc còn nhỏ, một mình làm hết thì thấy ổn. Nhưng khi việc nhiều lên, khách đông hơn, nhân viên tăng thêm, thì thay vì nhàn đi, người chủ lại càng bận. Sáng mở mắt đã có mười cuộc gọi, tối về vẫn ôm điện thoại trả tin nhắn. Doanh thu có thể tăng, nhưng người chủ thì kiệt dần.
Nếu bạn đang thấy mình trong đó, thì tin tốt là đây không phải lỗi của bạn thiếu cố gắng. Ngược lại là đằng khác. Vấn đề nằm ở chỗ bạn đang cố gắng bằng sức người, trong khi thứ cần xây là một cái hệ thống.
Vì sao "tự tay làm cho chắc" lại là cái bẫy
Khi mới khởi nghiệp, tự mình làm mọi thứ là điều đúng. Bạn hiểu sản phẩm nhất, bạn thương khách nhất, bạn làm nhanh nhất. Nhưng chính cái giỏi đó lại âm thầm giăng bẫy.
Bạn làm tốt nên bạn ôm thêm. Ôm thêm nên không còn thời gian chỉ cho ai. Không chỉ được cho ai nên việc gì cũng phải qua tay bạn. Và thế là cả cỗ máy chạy bằng đúng một người là bạn. Bạn nghỉ một ngày là mọi thứ đứng lại. Bạn ốm một tuần là công ty chao đảo. Đó không phải là làm chủ, đó là tự biến mình thành mắt xích không được phép hỏng.
Cái bẫy nằm ở chỗ càng giỏi, bạn càng bị hút vào làm, và càng ít thời gian để lùi lại xây cái giúp mình thoát ra.
Hệ thống là gì, nói cho dễ hiểu
Nhiều người nghe "hệ thống hoá" là thấy to tát, tưởng phải phần mềm đắt tiền hay quy trình dày cả trăm trang. Không cần phức tạp thế.
Hệ thống đơn giản là một việc lặp đi lặp lại được viết ra thành cách làm cố định, để người khác cầm vào cũng làm được gần bằng bạn, mà không phải hỏi bạn từng bước.
Cứ việc gì bạn đang làm đi làm lại mỗi tuần, là việc đó có thể thành hệ thống. Cách tư vấn một khách mới. Cách lên đơn. Cách xử lý khi khách phàn nàn. Cách đăng một bài bán hàng. Mỗi việc như vậy, nếu được viết ra rõ ràng, là một viên gạch để cỗ máy tự chạy bớt phần bạn.
Bắt đầu từ đâu khi việc gì cũng đang dở dang
Đừng cố hệ thống hoá cả công ty trong một tuần, sẽ nản ngay. Hãy làm theo thứ tự này:
1. Liệt kê việc rút ruột bạn nhất. Trong một tuần, ghi lại những việc chiếm nhiều thời gian nhất và những việc chỉ bạn mới làm được. Đó là hai danh sách quan trọng nhất.
2. Chọn một việc lặp lại nhiều nhất để gỡ trước. Không chọn việc khó, chọn việc thường xuyên. Gỡ được một việc thường xuyên là bạn lấy lại được nhiều giờ mỗi tuần.
3. Viết nó ra thành các bước. Lần tới khi làm việc đó, vừa làm vừa ghi lại từng bước như đang chỉ cho người mới. Đó chính là bản quy trình đầu tiên của bạn.
4. Giao cho một người làm thử theo bản đó. Chỗ nào họ vướng, hỏi lại, là chỗ bản quy trình còn thiếu. Sửa cho đủ. Sau vài lần, việc đó rời khỏi tay bạn.
Làm xong một việc, quay lại danh sách chọn việc tiếp theo. Cứ thế, mỗi tuần bạn gỡ được một mắt xích ra khỏi vai mình.
Điều thay đổi khi bạn có hệ thống
Người chủ có hệ thống không phải là người làm ít đi vì lười. Họ vẫn làm, nhưng làm đúng phần của người chủ: nghĩ đường dài, chăm khách lớn, tìm cơ hội mới. Phần việc lặp lại đã có quy trình và có người khác gánh.
Khác biệt lớn nhất không nằm ở doanh thu, mà ở chỗ công ty không còn đứng khựng mỗi khi bạn vắng mặt. Bạn được quyền nghỉ. Bạn được quyền ốm. Bạn được quyền nghĩ. Và lạ thay, khi người chủ có thời gian để nghĩ, công ty mới thật sự lớn được.
Làm chủ đúng nghĩa không phải là người bận nhất công ty, mà là người xây được cỗ máy chạy tốt kể cả khi mình không có ở đó.
